Bruker du overtakelsesprotokoll for din utleievirksomhet?
Neppe. De fleste utleiere gjør nok ikke det.
Det kan bli dyrt.
For deg.
Men det er ingen fare for deg, eller hva?
Du husker på det som er relevant mellom inn og utflytting, sant! Eller, gjør du det? Og er det egentlig nok. At du husker det.
Hvis det virkelig går galt med et utleieforhold så hjelper det nok ikke hva du husker. Jeg kan love deg at leietaker garantert har "glemt det". Så her er artikkelen som lærer deg hvorfor du skal begynne å bruke overtakelsesprotokoll.
Lykken står den kjekke bi
Noe av det som har slått meg de siste årene. Når jeg har skalert utleievirksomheten mye.
Er hvor lite proff jeg har vært før. Hvor på hælen jeg har tatt alt. Løst det der og da. Gått på rutiner som er innebygd i ryggmargen etter så mange år. Og det har jo gått bra.
Heldigvis. Men når jeg ser meg i bakspeilet er det mye flaks. Ikke bare dyktighet. Som jeg selv har likt å tro at det har vært min dyktighet. For jo mer jeg lærer om utleie, jo mer innser jeg at jeg ikke kan.
Kunne. Før. Det er godt jeg lærer da. Underveis. Hele tiden. Steg for steg.
Idag skal du få mine siste lærdommer knyttet til bruk av inn- og utflyttingsprotokoll.
En god utleier
Jeg har alltid vært nøye med at kundene mine skal være fornøyde. I de siste årene så har jeg konsekvent forsøkt å omtale leietakerne som kunder. For å understreke hva de er.
Kunder. Jeg har vært opptatt av å være en god utleier. Tilby den servicen jeg mener skal være til stede i et godt utleieforhold. Så det er ikke det jeg mener med at jeg ikke har vært proff.
Det kan være så enkelt som å være ryddig i alt du gjør. Det har jeg gjort.
Bruk en skikkelig kontrakt og ha utleieobjekter som er så gode at jeg eller barna våre kunne bodd i dem. Så enkelt kan det være. Svar på henvendelser fra leietakere så raskt du kan.
Det betyr ikke at du skal skifte lyspære for de. Det er å skjemme de bort. Det lønner seg like lite i lengden som det gjør å skjemme bort barn. Men generelt ha en høy servicegrad. Det tror jeg er lurt. Det har jeg gjort. Ved å drive på denne måten med våre private utleieleiligheter så har jeg kommet godt ut av det med leietakerne. Jeg har hatt hyggelige leietakere. Som aldri har ødelagt noe eller skadet boligen på noe vis. Kun normal slitasje.
Jeg har aldri brukt verken innflyttingsprotokoll eller utflyttingsprotokoll. Før i 2021.
Økt volum - økt profesjonalitet I 2019 hadde jeg 4 private utleieforhold. I 2022 har jeg nå 50 utleiekontrakter.
Vi har nå 3 private utleieforhold, for hytta som var det 4. utleieobjektet står tom og legges straks ut for salg. Men i tillegg har jeg over 40 utleieleiligheter gjennom ulike AS som jeg administrerer.
Da er det viktig å ta nye steg også i profesjonalitet, ikke bare i volum.
Innflyttingsprotokoll Idag skal jeg slå et slag for viktigheten av å bruke innflyttingsprotokoll! Ja, du leste riktig. Ikke utflyttingsprotokoll, som kanskje er det første du tenker på som viktig. Hvorfor?
Fordi det er den som legger grunnlaget for hva du kan kreve erstattet av leietaker. Hvis vedkommende har ødelagt noe.
Det hadde vært interessant å vite hvor mange som faktisk bruker slike protokoller. (tror vi må gjennomføre en spørreundersøkelse etter hvert) Men jeg tør å gjette at det ikke er så mange. Basert på hva jeg selv har gjort. Eller rettere sagt. Ikke gjort. I så mange år. Det er det slutt på nå.
Har alt i hodet
Når jeg kommuniserer med andre (private) utleiere, så får jeg ofte spørsmål om hvorfor jeg bruker et forvaltningssystem. Det koster penger.
49,- pr. mnd. pr. leiekontrakt/forhold.
588,- pr. år.
Det er penger det, spesielt hvis cash flow'en er lav. Men jeg kommer aldri til å gå tilbake igjen til manuell forvaltning. Ja, selvsagt henger dette sammen med økt volum. Men ikke bare det. Det henger også sammen med alt jeg har lært om å være profesjonell etter å ha begynt å bruke digitale forvaltningssystem. For det var derfor jeg begynte med protokoller.
Fordi det var innebygd i løsningen til forvaltningssystemet.
Så det var enkelt å bruke. Etterpå har jeg brukt mer tid på dette. Jeg har lært mer om hvor viktig dette er.
Fokuser på det som faktisk fungerer og er bra i din utleieenhet
Når du skal begynne å bruke en innflyttingsprotokoll så må du passe på å få med alt som er bra i din utleieenhet. Ikke bare dokumenter de skadene, feilene som er der ved starten av leieforholdet.
Det sikrer bare leietaker. Du må sikre deg også.
La oss si at det er en skade på døren til kjøkkenet, en liten skade på parketten i gangen. Ellers er hele leiligheten ny, nyoppusset eller i generelt veldig god stand.
Da må ikke protokollen kun ha med 2 merknader. Om skaden på døren og skaden på parketten. Og that's it. For det ville vært den naturlige tanken ikke sant? Du må også dokumentere at resten av leiligheten er strøken.
Tekst holder ikke.
Du bør ta bilder.
Tekst er bra, bilder er uslåelig, hvis the shit hits the fan.
Hvis leietaker går berserk, er uvøren og ødelegger så holder det ikke med dine 2 merknader. Som viser hva som var feil. Men det er ikke dermed sagt at resten av leiligheten var strøken. Ihvertfall ikke for motparten. Så hvordan skal du bevise det?
Eksempel
Ved utflytting oppdager du at leietaker har herpet hele leiligheten. Du tenker at du skal gjøre et krav på erstatning via bruk av leietakers depositum.
Du følger lovpålagte rutiner for dette. Krever fullt tilbakehold og utbetaling av depositumet. Leietaker svarer: "Nei, leiligheten var slik når jeg tok over".
Hva gjør du da? Du vet at leietaker lyver. Men hvordan bevise det? Har du en annonse fra når du signerte leieforholdet?
Som du kan bevise at lå til grunn når leietaker skulle leie? Har du koblet den annonsen opp mot leiekontrakten?
Jeg har ikke det. Jeg har annonsen, men den er digital. Så den kan jo jeg ha endret i ettertid. Det vil aldri stå seg mot en flink advokat. Har du bilder i den annonsen, eller bilder i en innflyttingsprotokoll? Tenk hvis du har en leilighet i et bygg fra 1950. Du pusset opp hele leiligheten i 2021. Leietaker flytter ut nå i 2022. Leiligheten er slitt og generelt røft brukt. Ikke noe konkret er skadet, men den ser ikke ut som den var i 2021. Har du noe bevis i din husleiekontrakt på tilstanden eller standarden når leiekontrakten ble inngått? Det er lett å se for seg at en advokat for leietaker kan hevde at bygget er fra 1950. Det finnes ingen dokumentasjon på at leiligheten var i god stand i 2021. Slitasjen som utleier (altså du) nå krever erstattet fra leietaker er normal slitasje sier advokaten.
Du er sjakk matt. Du kommer ingen vei.
Tenk over dette.
Bør du gjøre noe annerledes ved neste innflytting? Jeg har ihvertfall bestemt meg for å ta med litt mer i de neste husleie kontraktene og protokollene våre.
Egen praksis
Jeg har ingen problemer med å innrømme at jeg ikke begynte å bruke protokoller for fullt før nå i 2022. Jeg testet det ut i 2021 på vårt forrige forvaltningssystem, men var ikke fornøyd og erfarte at de var tungvinte i bruk. Nå etter å ha begynt å bruke hybel Premium (hybel.no) er jeg veldig fornøyd, og selv om dette ikke er ment som reklame. Så må jeg takke de for at jeg nå bruker inn og utflyttingsprotokoll. Systemet gjør dette enkelt for meg. Når leietaker flytter ut så går jeg gjennom leiligheten. Loggfører evt. feil. Tar bilder.
Signerer utflyttingsprotokoll digitalt. Når det er innflytting av nye leietaker på samme leilighet, så husker systemet feilene som var der på forrige utflytting. Så de punktene står som et utgangspunkt for å få med protokollen. Jeg må bare korrigere, hvis det f.eks. står at leietaker skal utbedre en feil. For nye leietaker skal jo ikke utbedre feil som er der ved innflyttingen.
Jeg oppdaget at jeg ikke har en eneste link mellom annonse og leiekontrakt. Heldigvis har jeg hatt med denne setningen;
"Leiligheten er helt ny og leietaker vil være den første som bor i leiligheten."
Så jeg skulle nok klart å bevise slitasje ut over normalen, men det var for meg et stort tankekors. Annonsen er jo borte. Den var digital. Den vil ikke fungere som bevis for noe som helst etterpå. Så nå skal jeg vurdere å lagre annonsen som PDF og laste den opp som vedlegg på kontrakten når den signeres.
For ytterligere å dokumentere status.
Jeg har begynt å knipse bilder av leilighetens viktigste rom. Kjøkken, bad, stue, soverom etc. som jeg laster opp i innflyttingsprotokollen. For å kunne dokumentere hvordan det ser ut. Selv om alt er i god stand.
Dette tar meg ikke lang tid. Det er snakk om sekunder. Eller minutter.
Minutter om jeg inkluderer det å laste det opp i selve protokollen. Men det er fort gjort.
Jeg tror det lønner seg i lengden.
Hva mener du?
Hva er dine erfaringer med inn- og utflytting? Bruker du protokoller? Har du andre tips for at andre utleiere skal få en mest mulig smertefri hverdag?
Hva synes du om mine tips her?
Fyr løs - sammen blir vi bedre 😊
Har du ennå ikke lest Utleieguiden - boligutleie fra A til Å så er det på tide 😉 👇🏼
