Slik får du et problemfritt leieforhold – riktige rutiner for leietaker, inn- og utflytting

Mye skal stemme for å få et godt leieforhold.

Jeg har stor tro på gode rutiner, og har gjennom årene utviklet stadig bedre systemer for dette.

Mye av dette ble beskrevet i min første bok Utleieguiden – boligutleie fra A til Å, men noe ble også finpusset i årene etter 2020 når MySpot Living hadde fått mer volum. I min siste bok er selvsagt alt dette, og mere til med.

Selve blogginnlegget ble først delt inne på Eiendomshjørnet sitt medlemsforum i 2023.

Å sparre om eiendom med andre er bedre enn å sitte på sin egen lille tue

Du har hørt utrykket – "hvis du ikke har et system, så er du systemet".

Jeg har stor tro på å ha et system.

Bruker du et forvaltningssystem så vil det meste av rammeverket for systemet allerede være klart for deg, men du skal likevel kommunisere med leietakere og interessenter.

Jeg har flere ferdigskrevne maler for meldinger, så jeg slipper å skrive alt på nytt hver gang.

Klipp og lim – med mindre modifiseringer.

Her skal jeg gi deg mine enkle rutiner for å finne riktig leietaker og sørge for en god inn- og utflyttingsprosess.

Finne riktig leietaker

Dette er et helt kapittel i en bok, men her kommer kortversjonen:

• Sørg for å ha et godt utleieobjekt. Det betyr ikke at objektet må være nytt, men at det er i teknisk god stand slik at alt virker, og at det ser presentabelt ut. Dette vil nemlig gjøre at du tiltrekker deg bedre leietakere.

• Sørg for å sette en høy nok husleie. Ja, du leste riktig. Høy nok. Leier du ut for billig, får du de verste leietakerne. De ser etter billige objekter. Et godt leieobjekt rettferdiggjør en høyere husleie, så dette henger sammen. Du skal selvsagt ikke sette den for høyt heller, for da står boligen tom. Hva som er riktig nivå finner du ut via Finn.no og Hybel.no.

• Ha en god annonse. Beskriv objektet ditt godt. Du trenger ikke skryte med overdreven bruk av adjektiver. Bare bruk fakta: type bolig, antall soverom, bad, WC, beliggenhet, himmelretning, solforhold osv.

• Be leietaker beskrive seg selv og hvor lenge de vil leie. Dette er for meg noe av det viktigste verktøyet for å sile ut leietakere. Det avslører hvordan de kommuniserer og om de faktisk har lest annonsen. Mer utfyllende om dette i bøkene mine.

Rutiner før innflytting

Du bør følge hovedreglene for utleie: Aldri lever ut nøkkel før du har fått første husleie og depositum trygt på konto.

Ingen unntak.

Leietakere er spente.

Mange har ikke gjort dette før, og vet ikke hva som skal skje.

Hvis du forbereder dem på hva som vil skje på overtakelsen, får du færre spørsmål og bedre respons.

Derfor sender jeg ut en egen melding noen uker før innflytting – en mal som jeg tilpasser:

Eksempel på melding:

Hei

Da begynner det å nærme seg overtakelse og det er like før innflytting i din nye MySpot Living-bolig.

Vi må bli enige om eksakt tidspunkt for overtakelse.Det er klart for overtakelse søndag 1. august mellom kl. 10 og 16. Gi meg beskjed om hva som passer best for deg.

Vi minner om infoskrivet som lå ved husleiekontrakten – viktig info før overtakelse og videre under leieforholdet.

På overtakelsesdagen går vi gjennom boligen og fyller ut en overtakelsesprotokoll som signeres elektronisk. Du må derfor ha med mobil og tilgang til BankID.

Det er satt av 45 minutter til overtakelsen. Vi har mange overtakelser, så det er viktig at dere møter opp i tide. Møt opp utenfor hovedinngangen (spesifiseres pr. bolig).

Internett er aktivt i leiligheten, men du må selv kontakte Telia for å registrere deg som beboer. Ikke bestill nytt abonnement – bare meld deg inn som bruker.

Du må selv bestille strøm fra overtakelsesdatoen. Har du krysset av for dette under signering på Hybel.no, går det automatisk.

Det er også viktig at du har tegnet egen innboforsikring som gjelder fra overtakelsesdagen.

Både depositum og første husleie må være innbetalt minimum 2 virkedager før overtakelse.

Faktura blir sendt ca. 10 dager før leieforholdet starter via Hybel.no.

Vi gleder oss til å ta imot deg!

Mvh.MySpot Living

PS! Når vi leier ut helt nye leiligheter, legger jeg til:

Husk at garderobeskap og solskjerming ikke er på plass ved innflytting. Begge deler er bestilt, men levering og montering kan ta noe tid.

Rutiner ved innflytting – selve overtakelsen

På selve overtakelsen går vi gjennom følgende sjekkliste:

• Søppelhåndtering

• Hvor de kan parkere ved inn- og utflytting

• Parkering

• Gjesteparkering

• Fellesarealer

• Boder

• Sykkelparkering

• Brannvarslingsanlegg

• Postkasse og merkelapper

• Oppvarming i boligen (fjernvarme, elektrisk osv.)

• Ventilasjon og skifte av filter

• Avlesning av vannmålere

• Stoppekraner

• Teknisk rom/skap

• Avtrekksvifte på kjøkkenet

• Bruksanvisninger til hvitevarer (viser hvor de ligger)

• Åpning og lukking av vinduer og dører

• Oppvaskmaskin og stengeventil

• Internett (ansvar for kontakt med leverandør)

• Strøm

• Komfyrvakt

• Waterguard

Når alt dette er gjennomgått, fyller vi ut innflyttingsprotokollen og signerer på stedet. Nøkkelutlevering skjer kun etter signering. Viktig - jeg bruker alltid innflyttingsprotokoll OG utflyttingsprotokoll. Hvorfor kan du lese her: Den viktigste protokollen.

Det ble en lang liste, men nå forstår du kanskje hvorfor jeg bruker tid på en innflytting.

Jeg har alltid satt av nok tid. Problemet kan være at leietaker ikke alltid har det. De står ofte klare med flyttelasset. Til tross for informasjon i forkant.

Heldigvis har de fleste lest meldingen og vet hva som venter.

Jeg får veldig lite henvendelser etter innflytting. Det tror jeg ikke er tilfeldig – det handler om kombinasjonen av gode boliger og grundig gjennomgang.

Rutiner ved mottak av oppsigelse

Her er meldingen jeg sender når leietaker har sagt opp:

Hei

Oppsigelsen er mottatt. Oppsigelsestiden gjelder fra 1. mai til 31. juli. Siste husleie er for juli.

Vi må sende en fotograf for bilder til ny annonse. Fotografen vil kontakte deg direkte. Sørg for at leiligheten er ryddet før fotografering.

Vi vil også legge til rette for visninger. Aktuelle interessenter vil kontakte deg for avtale om visningstidspunkt.

Videre informasjon om flyttevask og utflyttingsprosess kommer senere. Vi anbefaler sterkt å bruke vaskebyrå til flyttevasken.

Vi ser frem til et smidig samarbeid frem mot utflyttingen.

Mvh.MySpot Living

Rutiner før utflytting

Noen uker før utflytting sender jeg ut denne meldingen:

Hei

Det nærmer seg utflytting. Her er vår sjekkliste for flytteprosessen. Merk: Du skal ikke si opp strømmen – dette går automatisk.

Husk også å tine av fryseren.

Vi sender også sjekklisten for flyttevask. Vær nøye – leiligheten skal være som ny, minus normal slitasje. Dårlig renhold regnes ikke som normal slitasje.

Hvis vasken ikke godkjennes første gang, utløses et gebyr på kr 1 000.

Vi anbefaler flyttevask via firma. Vi samarbeider med XX (oppgitt firmanavn) – oppgi at du er kunde hos MySpot Living for rabatt.

Ved overtakelsen må alt være tømt, inkludert boden.

Dekoder og TV-boks fra Telia skal ikke leveres inn – la det stå i leiligheten.

Send melding på forhånd om noe er ødelagt. På overtakelsen signerer vi en utflyttingsprotokoll. Du må være til stede med BankID.

Siste frist for utflytting er kontraktens utløpsdato.

Hører fra deg om tidspunkt!

Mvh.MySpot Living

Rutiner ved utflytting

Ved overtakelsen sjekker jeg vask og at alt teknisk fungerer:

• Avtrekksvifte

• Åpning og lukking av vinduer

• Spyling i WC, dusj, servanter

• Gjennomgang av eventuelle feil

  
  

Jeg dokumenterer tilstanden med bilder – også når alt er i orden. Dette sparer tid ved neste innflytting.

Bildene følger med neste innflyttingsprotokoll og gir trygghet for nye leietakere.

Dokumentasjon er avgjørende.

Tidligere husket jeg alt, men det kan man ikke stole på lenger.

Det var det hele.

Så starter prosessen på nytt – med ny leietaker og nye meldinger!

Lykke til!

PS! Ikke glem å kommentere under med dine tips, og klikk gjerne liker på innlegget. Det hjelper andre å oppdage det 😊

Vil du ha all kompetansedeling direkte og ferskt så deles dette inne på Eiendomshjørnet. Der treffer du også flere hundre andre eiendomsinteresserte 😊

Eiendomshjørnet - et medlemsforum for eiendomsinvestorer av eiendomsinvestorer